Основная роль ассистента руководителя. Должностные обязанности помощника генерального директора

В статье рассмотрим должностные обязанности личного помощника. Расскажем, какие качества необходимы, чтобы успешно справлять с для данной работой

Материалы по теме:

Кто такой личный помощник руководителя

Должность помощника руководителя на российском рынке труда возникла сравнительно недавно. Исходя из должностных обязанностей, можно резюмировать, что личный помощник - тот же секретарь руководителя , но с расширенными обязанностями.

Дело в том, что работа личного ассистента не ограничивается только обязанностями секретаря: к ним также добавляются, например, обязанности по планированию графика руководителя, организации мероприятий, проведению телефонных переговоров. Можно сказать, что основной долг личного помощника - разгрузить руководителя. То есть именно личный работник выполняет большую часть работы руководителя. Рамки, естественно, каждый начальник определяет индивидуально. Бывают даже такие случаи, когда ассистент руководителя, фактически, замещает шефа. В большинстве случаев круг обязанностей личного помощника, закрепленных в должностной инструкции, значительно меньше, чем на практике.

Должностные обязанности

Должностные обязанности помощника руководителя регламентирует профстандарт. Данный документ содержит перечень обязанностей для таких сотрудников, как секретарь-референт и секретарь руководителя. Известно, что соблюдение профстандарта в компаниях, не относящихся к числу муниципальных и государственных, не является обязательным. Однако рекомендации, указанные в данной документации, отражаются в определении должностных обязанностей секретарей в частных компаниях.

Должностная инструкция помощника руководителя с учетом требований профстандарта

Скачать документ полностью

Профессиональный стандарт не содержит такой профессии, как личный помощник. Однако наиболее полно его должностные обязанности отражены именно в профстандарте для секретаря руководителя. В первую очередь они делятся на 2 части:

1. Организационное обеспечение деятельности руководителя.
2. Документационное обеспечение деятельности руководителя организации.

Организационное обеспечение состоит из:

• формирования плана рабочего дня секретаря руководителя;
• организации приема звонков руководителя;
• подготовки и обслуживания различных мероприятий: совещаний, деловых встреч, заседаний;
• контроля исполнения поручений;
• организации и поддержания функционального рабочего пространства в приемной и кабинете руководителя.

Эти функции помощника руководителя также известны как административная поддержка, так как при их выполнении секретарь фактически осуществляет администраторскую работу.

Интеллект-карта организации командировки руководителя

Как составить и использовать карту

Документационное обеспечение включает в себя составление и оформление:

• организационных документов;
• управленческой документации;
• организацию работы с документами;
• обработку дел для последующего хранения.

Отметим, что ассистент руководителя, обязанности которого совпадают с вышеперечисленными, зачастую вынужден выполнять ряд личных поручений. Данный круг обязанностей рекомендуется определять непосредственно при приеме на работу.

Личные качества помощника руководителя

Задачи помощника руководителя не из легких. Поэтому сотрудник должен быть максимально готов к их выполнению, как морально, так и физически. Давайте рассмотрим наиболее важные личные качества, которыми должен обладать личный помощник.

Стрессоустойчивость . Данное качество - обязательное из-за большого объема работы и обязанностей персонального помощника. Только холодный ум и умение не реагировать на внешние раздражители или авральный режим работы помогут личному помощнику не растерять свои силы уже в самом начале рабочего дня.

Коммуникабельность . Известно, что в приемной руководителя никогда не бывает тихо: там всегда ожидают посетители, или звонит телефон. И именно помощник руководителя вынужден общаться с каждым человеком, желающим получить аудиенцию у руководителя. При этом у всех желающих разные вопросы, цели и настроение, ко всем из них надо найти общий язык и завоевать их доверие. Будьте уверены, ваш руководитель вряд ли будет доволен, если к нему в кабинет попадет разгневанный клиент. Поэтому в данном случае задача личного помощника будет заключаться в недопущении подобных ситуаций, что невозможно при отсутствии коммуникабельности. Главное, чтобы коммуникабельность не перетекла в болтливость.

Ошибки и глупости помощника, которые обязательно заметит руководитель

Другие ошибки и способы их избежать

Внимательность . Данное качество имеет большое значение в работе с документами. Личный помощник должен уметь с первого взгляда оценить правильность оформления и составления того или иного документа. Боле того, основная причина ошибок в документах как раз заключается в невнимательности.

Память . Известно, что работа с документами связана с большим количеством нормативных актов и законов, который личный помощник обязан знать. Помимо этого, ежедневно в приемную поступает большое количество звонков, о которых нельзя забывать. Также необходимо помнить и имена всех важных партнеров, информацию о текущем состоянии дел и т.д. Все это требует от секретаря хорошей памяти и умения быстро работать с информацией.

Какие качества важны для помощников: с точки зрения руководителей и самих помощников

Каких помощников и секретарей ждут руководители

Кроме того, эффективный помощник должен быть проактивным и обладать развитым эмоциональным интеллектом. Низкий эмоциональный интеллект для помощника руководителя - противопоказание к этой работе. Поэтому вам просто необходимо понимать свои эмоции и уметь управлять ими, а также понимать эмоции других.

Проверьте, развит ли у вас эмоциональный интеллект

Одно из важных качеств для руководителя в помощнике - проактивность. Такой помощник проявляет инициативу. Он просчитывает на шаг вперед, готовит запасные варианты, уточняет дополнительную информацию и детали, задает вопросы, принимает решения. Проактивный помощник обладает тремя важными навыками: любознательность, ответственность и креативность.

Проверьте, насколько вы любознательны

Скачать и пройти тест

Профессиональные качества ассистента руководителя

Профессиональные качества, необходимые в работе личного помощника руководителя, составляют внушительный список. Для их определения можно также воспользоваться профстандартом, который наглядно отображает, какие умения требуются для выполнения определенных должностных обязанностей. Так, для выполнения организационного обеспечения деятельности руководителя личный помощник должен обладать многими профессиональными качествами.

1. Понимать специфику производственной деятельности организации:
   • специфику отрасли;
   • закономерности взаимодействия организации и внешней среды.
2. Уметь коммуницировать с руководящим составом организации и ее подразделений.
3. Знать методы научной организации труда;
   • функции самоменеджмента;
   • принципы и правила планирования рабочего времени;
4. Уметь ставить цели. Основы планирования.
5. Знать принципы установления приоритетов.

Как определить приоритеты своего развития

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
• обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

• умение работать во всех офисных программах;
• высокая скорость печати;
• грамотность;
• знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
• знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
• умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основ действующего законодательства;
• грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

• перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
• организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
• сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
• услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

• необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
• контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
• вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

1. полное высшее образование;
2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

• основных нормах делопроизводства;
• основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
• востребованных в офисе компьютерных программах;
• деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
• ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
• внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
• иерархии фирмы и её структуре;
• приемах стенографии;
• правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
• правилах пользования оргтехникой;
• стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

• действующими законами РФ;
• внутренними документами фирмы;
• пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
5. Организация оптимального приема посетителей.
6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
5. Визировать документы в границах своей компетенции.
6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

ФАЙЛЫ

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Должностная инструкция помощника руководителя — документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.

Кто такой помощник руководителя

Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:

• фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
• личным секретарем директора.

Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:

• относится к категории руководителей;
• подчиняется непосредственно генеральному директору.

По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:

• наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
• длительный стаж работы — 3 года и более.

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться. Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Инструкция личного помощника директора

Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

В должностной инструкции помощника руководителя , выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

• относится к категории специалистов;
• подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора. Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику. Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.

Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.

(профессиональный стандарт "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией")

1. Общие положения

1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.2. На должность помощника руководителя принимается лицо:
1) имеющее высшее образование - бакалавриат, дополнительное профессиональное образование;
2) имеющее опыт работы по профилю деятельности организации не менее 3 лет.
1.3. Помощник руководителя должен знать:
1) внутреннюю и внешнюю политику организации;
2) принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
3) принципы и методы администрирования;
4) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
5) структуру организации, руководство структурных подразделений, направление деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
6) правила формирования и использования баз данных;
7) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;
8) современные информационные технологии;
9) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
10) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
11) формы предоставления управленческой информации;
12) источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
13) требования, предъявляемые к управленческой информации;
14) особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
15) категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад;
16) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникации и связи, вычислительной техники;
17) структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
18) современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
19) источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, электронные базы данных;
20) функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке;
21) особенности общенаучной и прагматической функции обзоров;
22) правила работы с внешними носителями информации;
23) понятие и специфику библиографического, реферативного и аналитического информационного издания;
24) справочные правовые системы;
25) психологию делового общения, основы конфликтологии;
26) правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
27) этикет и основы международного протокола;
28) правила составления и оформления документов;
29) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
30) информационно-коммуникационные технологии;
31) правила проведения контроля исполнения поручений руководителя;
32) технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
33) Правила внутреннего трудового распорядка;
34) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
35) ........................ (другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Помощник руководителя должен уметь:
1) анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
2) собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
3) передавать информацию в систематизированном виде;
4) обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
5) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
6) разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
7) обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
8) пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
9) правильно интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде;
10) определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
11) излагать материал в логической последовательности;
12) производить анализ и оценку изложенного материала;
13) оформлять текст в соответствующем стиле;
14) редактировать текст документов;
15) формулировать выводы и рекомендации;
16) осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
17) пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
18) производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения, анализа и оценки, написания выводов и рекомендаций;
19) применять основы психологии делового общения;
20) составлять план поездки руководителя;
21) оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя;
22) составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и других конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
23) составлять пресс-релизы;
24) вести переговоры с партнерами;
25) работать в режиме многозадачности;
26) работать с большим объемом информации;
27) создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
28) использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
29) составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя;
30) вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса;
31) четко и быстро принимать решения в процессе работы;
32) производить анализ исполнительской дисциплины;
33) составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя;
34) пользоваться системами электронного документооборота;
35) применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
36) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
37) обеспечивать информационную безопасность организации;
38) ........................ (другие навыки и умения)
1.5. Помощник руководителя в своей деятельности руководствуется:
1) ........................ (наименование учредительного документа)
2) Положением о........................ (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ........................ (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Помощник руководителя подчиняется непосредственно........................ (наименование должности руководителя)
1.7. ........................ (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
1) формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями;
2) анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов;
3) организация деловых контактов и протокольных мероприятий;
4) организация исполнения решений руководителя.
2.2. ........................ (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Помощник руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет отбор источников информации в соответствии с заданными критериями;
2) обрабатывает и интерпретирует информацию для подготовки проектов решений;
3) осуществляет подготовку запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов;
4) информирует руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;
5) осуществляет организацию решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;
6) осуществляет подготовку материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций;
7) осуществляет подготовку документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами;
8) информирует деловых партнеров и заинтересованные организации о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор, переработку и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем;
2) подготавливает информационно-аналитические материалы;
3) разрабатывает тематический план обзорного документа, доклада;
4) определяет круг библиографических источников;
5) осуществляет подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки;
6) осуществляет написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя;
2) осуществляет организацию заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем;
3) подготавливает материалы для совещаний, ведет и оформляет протоколы;
4) осуществляет подготовку презентаций по указанию руководителя;
5) осуществляет подготовку и проводит пресс-конференцию руководителя;
6) встречает участников переговоров, обеспечивает их информационными материалами, ведет записи переговоров.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 4 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя;
2) координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
3) осуществляет контроль исполнения решений руководителя;
4) осуществляет подготовку отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.6. ........................ (другие обязанности)
3.2. ........................ (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Помощник руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ........................ (другие права)

5. Ответственность

5.1. Помощник руководителя привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ........................ (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.05.2015 N 276н, с учетом........................ (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается........................ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ........................ (другие заключительные положения)