Заявочная кампания. Словарь трудностей

Заявочная кампания в современной России – детище советской плановой экономики. Впрочем, понятие это известно во всём мире, ведь связано не столько с государственным капитализмом (активным вмешательством государства в экономику), но скорее с нормативным управлением в целом. Такой подход уже давно известен далеко за пределами бывшего соцлагеря; те или иные элементы плановой экономики очень удачно сопутствуют рыночной, и заявочная кампания используется многими крупными предприятиями за рубежом. Задача такой кампании – планирование ресурсной базы производства. Любому предприятию может потребоваться специальная документация, подсчитывающая необходимые расходы сырья на определённый период (обыкновенно – год), оптимальные для тех целей и задач, что предприятие ставит перед собой.

Обыкновенно, такая кампания предшествуют этапу закупки. Имея на руках необходимую документацию, поставки можно надлежащим образом нормировать, установить для них определённую периодичность.

Специфика заявочной кампании

Следует понимать, что один и тот же подход способен принести прибыль и убытки, в зависимости от того, подходит ли он конкретному предприятию здесь и сейчас. Заявочная кампания ставит многие процессы «на рельсы», и при грамотной проработке изрядно разгрузит время и силы предприятия; однако, в иной ситуации, это может вызвать неоправданные риски.

Высокая автоматизация процесса делает его неповоротливым, независящим от других процессов. Это способно привести к краху всего производства, если автоматические процессы потеряют гармонию с самим производством, реализацией и прочим.

Преимущества заявочной кампании

• Заявочная кампания – достаточно простой и не затратный процесс; его могут себе позволить даже малые предприятия, у которых отсутствуют специальные управляющие ведомства;
• Возможно провести нормирование лишь части сырья/товара, а не всего производства. Если предприятие имеет стабильную историю производства с низкими рисками экстренных ситуаций, то внедрение заявочных кампаний лишь облегчит работу;
• Заявочная кампания может использоваться не только для дальнейшей закупки, но и для того, чтобы рассчитать общие нужды предприятия. Иными словами, нет нужды нормировать закупки, если достаточно лишь подсчитать средние нужды производства.

Недостатки заявочной кампании

• Хотя результаты заявочной кампании способны разгрузить сотрудников, проведение кампании намного более затратно. Создание номенклатуры, перестройка производства – всё это требует ресурсов;
• Изолированность от других производственных процессов, а оттого – низкая манёвренность и невозможность изменить нормирование «на ходу». При необходимости внесения правок – дополнительные расходы, связанные со сменой номенклатур.

Управление ходом заявочной кампании

Перед началом процесса годового планирования МТО главные специалисты структурных подразделений и сервисных предприятий, ответственные за реализацию проектов, формируют систему соответствующих мероприятий, для каждого из которых указывается лимит затрат. Последний не должен превышать лимита финансирования, установленного планово-бюджетным департаментом. После это потребности могут формироваться только под мероприятия, для которых они указаны, что позволяет четко определить исполнителей и ответственных и в дальнейшем контролировать исполнение плана. Укрупненная функциональная модель взаимодействия предприятий показана на рисунке 10.

Рисунок 10 - Укрупненная функциональная модель взаимодействия предприятий

Структурные подразделения и сервисные предприятия формируют заявки первичных потребностей (годовые заявки) на МТР с привязкой к мероприятиям и детализацией до конкретного материала или оборудования в разбивке по месяцам. Сформированная годовая заявка направляется на утверждение главному специалисту, затем формируется и согласовывается сводная потребность по всем главным специалистам и далее по цепочке вверх потребность всей компании. Согласование сводных потребностей проводится по реестру заявок.

Кроме того, при поступлении новых заявок ссылки на них автоматически отправляются по электронной почте всем лицам, участвующим в процессе согласования. Контроль за ходом согласования осуществляется через систему статусов и отслеживаний (ССО), которая включает рассылку соответствующих уведомлений по электронной почте всем участникам бизнес-процесса.

Система полномочий разграничивает доступ к заявкам. Структурные подразделения не имеют доступа к информации по другим структурным подразделениям, а главный специалист -- к информации по другим главным специалистам. Вышестоящий сотрудник дополнительно имеет доступ к информации нижестоящих. На основании утвержденных годовых заявок планово-бюджетное подразделение формирует план списания материалов и направляет его в подразделение по материально-техническому снабжению, где автоматически создается план финансирования приобретения МТР с учетом планируемых остатков на начало года, сезонности завозов и условий платежей.

Организация закупок и учет запасов

Все закупки компании условно можно разделить на две группы: централизованные закупки, которые осуществляются через головную компанию, и децентрализованные, или собственные, закупки подразделений по материально-техническому снабжению. Процесс централизованной закупки полностью реализован в системе, децентрализованной -- находится в процессе опытной эксплуатации.

При централизованной закупке после утверждения плана МТО необработанные позиции, сгруппированные по группам закупок и базису поставки, отправляются в центральное закупочное подразделение головной компании для обработки. После получения реестра невыполненных заказов трейдер обрабатывает позиции на предмет наличия их на рынке и возможности закупки. Здесь же происходит проверка бюджета (цена поставщика не должна значительно отличаться от плановой цены).

По материалам, не доступным на рынке, центральное закупочное управление компании предлагает замены и отправляет их для согласования в дочернюю организацию. После утверждения новых позиций специалистами дочерней компании (корректировка плана МТО) они возвращаются в центр для обработки. Выбрав необходимые позиции, трейдер проводит по ним тендер. При этом происходит автоматический обмен информацией с электронной торговой площадкой (ЭТП): с помощью универсальных протоколов система интегрируется с любыми внешними торговыми площадками. Проводится анализ предложений поставщиков по тендерам, создается аналитическая справка по выбранным позициям (отражает все важные условия поставки). Осуществляется выбор поставщика, оформление договора с ним и дочерней компанией, заказавшей данный товар. Для оптимизации процесса работы с поставщиками последним предоставляется удаленный доступ на портал «Газпром нефти» (рис. 3). Уведомление поставщика о появлении в системе заказа на поставку проводится автоматически по электронной почте с последующим помещением заполненной формы заявки на платеж в репозиторий документов.

Рисунок 11 - Работа с поставщиками

Отправив товар заказчику, поставщик вводит в систему счет-фактуру в электронном виде, которая регистрируется в качестве предварительной. При поступлении документа в дочернюю компанию происходит его регистрация со ссылкой на приложение к соответствующему договору, после подтверждения поставки товара статус автоматически обновляется и в дочерней, и в головной компаниях. Далее бухгалтерия осуществляет проводку документа поставщика и выставляет сбытовую фактуру в адрес дочерней компании.

Для контроля процесса доставки товара в дочернюю компанию в систему вводятся номера накладных и реквизиты транспортных средств. После этого товар считается отгруженным и отправляется к месту приемки. В момент прихода МТР в дочернюю компанию происходят их регистрация и обновление статуса фактуры в головной компании. Кладовщик создает первичный приемный акт (ППА), где указывает фактически поступившее количество товара (при этом система создает документ «Авизо об отправке») со ссылкой на предварительную счет-фактуру или заказ на поставку и подтверждает, что товар получен. На этом основании оформляется поступление материалов на склад и их списание на ответ-хранение. Одновременно изменение статуса видит и бухгалтерия, которая получает основание требовать оригиналы закрывающих документов. Поставщик в свою очередь может контролировать отгрузку с помощью отчетов.

Информация о поступлении материала инициирует в системе бухгалтерские проводки по дебету счета запасов и кредиту перерасчетного счета, таким образом количественно увеличивая запас материала. Вместе с поступлением материалов создается входящая партия материала с классификацией признаков партии (дата поступления, направление деятельности, главный специалист и т. д.). Процессы перемещения в структурные подразделения, списания и продажи материалов дочерним и сторонним предприятиям, а также сбора фактических затрат также фиксируются в системе.

Основанием для осуществления платежей является счет-фактура поставщика (последняя в свою очередь создается на основе заказа на поставку). По неоплаченным счетам-фактурам формируются задания на платеж. В рамках системы реализована функция электронного согласования заданий на платеж. В результате распечатывается весь выбранный блок утвержденных счетов-фактур (например, на конкретную дату), а на подпись руководителю приносятся только уже заранее одобренные им счета. Утвержденный платеж передается в бухгалтерию на оплату. После оформления платежных документов бухгалтер подтверждает платеж.

С помощью бумажных вариантов предварительного счета-фактуры, ППА кладовщика, приходного ордера проводится проверка счетов-фактур в системе, вносятся необходимые корректировки и осуществляется бухгалтерский учет. При этом в системе выполняются бухгалтерские проводки по дебету перерасчетного счета и кредиту счета поставщика, а также проводки по входящему НДС, формируется кредиторская задолженность. Данные механизмы позволяют организовать единый стоимостной и количественный учет запасов материалов в режиме реального времени.

Вопрос

Как же правильно писать: кОмпания или кАмпания? Встречаются оба написания, в том числе и на вашем сайте.

Компания и кампания – омонимы. Точнее – омофоны. Из-за аканья совпало их звучание, но не написание.

Компания –

1. общество, группа лиц, проводящих вместе время;
2. торговое или промышленное предприятие, торгово-промышленное объединение предпринимателей.

Кампания –

1. совокупность военных операций, объединённых общим стратегическим замыслом и осуществляемых на определённом этапе войны на одном театре военных действий;
2. период плавания или военных операций флота (устар.);
3. совокупность мероприятий для осуществления очередной важной общественно-политической или хозяйственной задачи.

Происхождение этих слов различается кардинально. Об этом нам написала наш консультант Н. И. Березникова:

КОМПАНИЯ – от латинского compania . Приставка com- соответствует русской приставке « с(о)- ». Корень pani- от panis – « хлеб». Первоначально – группа сотрапезников, а это в древнем мире много значило – преломившие хлеб становились друзьями, почти братьями.
КАМПАНИЯ - лат. campania от campus – « поле». В том числе и « поле боя». Дальше, в общем-то ясно. Во французском campagne – поход, работа (в поле).
Можно запомнить так: кОмпания проводит кАмпанию, но не наоборот.

Различай

Компания и кампания